Welkom bij het Privacybeleid van HBV HWW

Wanneer u lid bent van Huurdersbelangenvereniging Hoeksche Waard West vertrouwt u ons met uw gegevens. Dit Privacybeleid is bedoeld om u inzicht te geven in de gegevens die we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en wat we hiermee doen. Dit is belangrijk omdat u als lid recht hebt om dit te weten maar ook voor ons als organisatie om ons privacy beleid duidelijk kenbaar te maken aan onze leden die ons zijn of haar persoonlijke gegevens beschikbaar hebben gesteld. De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 actueel gaat worden of inmiddels is gaan worden dwingt ons hiertoe. De wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Wij hopen dat u de tijd wilt nemen om het beleid zorgvuldig te lezen.

Privacybeleid

In ons Privacybeleid wordt uitgelegd:

  • Welke gegevens we van u verzamelen en waarom we die verzamelen.
  • Hoe we die gegevens gebruiken.
  • Bewaartermijn.
  • De keuzemogelijkheden die we bieden, waaronder hoe u gegevens kunt openen en bijwerken.

Gegevens die we verzamelen

We verzamelen uw persoonlijke gegevens om u onze Nieuwsbrief te kunnen sturen en voor de incasso machtiging van de jaarlijkse contributie.

We verzamelen de gegevens op de volgende manier:

  • Gegevens die u aan ons levert. Voor het ontvangen van onze Nieuwsbrief moet u zich aanmelden. Wanneer u dit doet, vragen we u om persoonlijke gegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats ene-mailadres. Bij machtiging voor een automatische incasso vragen wij naast uw naam, adres en woonplaats ook om uw IBAN nummer, dit is uw bankrekeningnummer. De persoonsgegevens om uw identiteit te verifiëren vallen onder de reikwijdte van de AVG. De incasso zelf valt niet onder de AVG. De gegevens worden opgeslagen in een bestand welke beveiligd is met een uniek wachtwoord.
  • Hoe we gegevens die we verzamelen gebruiken. We gebruiken deze gegevens voor het periodiek versturen van een Nieuwsbrief welke geheel afgestemd is op informatie en/of onderwerpen die verband houden met uw huurwoning. Uw IBAN nummer zal uitsluitend gebruikt worden voor de jaarlijkse inning van de lidmaatschapsbijdrage.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden verwijderd zodra u als lid te kennen hebt gegeven het lidmaatschap bij onze vereniging te willen beëindigen

De persoonsgegevens worden verwijderd bij een aan ons gemelde verhuizing naar een andere woning  die zich buiten de gemeenten Oud Beijerland of Korendijk bevindt.

Uw persoonlijke gegevens openen en bijwerken.

Wanneer u onze Nieuwsbrief ontvangt krijgt u toegang tot uw persoonlijke gegevens. Als die gegevens onjuist zijn, proberen we u te voorzien van manieren om deze gegevens snel bij te werken of te verwijderen. Onderaan elke Nieuwsbrief heeft u dan ook de mogelijkheid om u af te melden, uw gegevens in te zien en/of waar nodig te wijzigen.

Gegevens die we delen

We delen persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten HBV HWW, behalve in een van de volgende omstandigheden:

  • Voor externe verwerking. We leveren persoonlijke gegevens, e-mail adres, aan bij een verwerker, overeenkomstig een getekende verwerkersovereenkomst, volgens de nieuwe richtlijnen van de AVG, zodat ze de gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons Privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. De inschakeling van een externe verwerker is noodzakelijk om onze Nieuwsbrief te kunnen versturen.

Beveiliging van gegevens

We werken er hard aan binnen HBV HWW om onze leden te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn. In het bijzonder geldt het volgende:

  • We evalueren onze handelswijzen met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, ter bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.
  • We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot maximaal 3 leden van HBV HWW. Dit zijn de voorzitter, in zijn functie als officiële woordvoerder van de vereniging, de penningmeester/ledenadministrateur, in zijn functie als beheerder van de geldmiddelen en als zodanig werkend met IBAN nummers, en de FG (functionaris gegevensbescherming)/ webmaster uit hoofde van zijn bemoeienissen met Nieuwsbrieven en als bewaker van de persoonsgegevens. Deze personen zijn onderworpen aan strenge vertrouwelijkheids verplichtingen en kunnen uit haar functie gezet worden als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.
  • Uw gegevens worden opgeslagen op een opslagmedium welke beveiligd is met een wachtwoord. Dit wachtwoord is bekend bij de voorzitter, penningmeester/ledenadministrateur en FG/Webmaster.

Wanneer dit Privacybeleid van toepassing is

Ons Privacybeleid is van toepassing op onze Nieuwsbrief en machtiging automatische incasso. HBV HWW gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken op hun website. Uw bezoek aan onze website, www.hvhoekschewaardwest.nl, wordt dus niet geregistreerd.

Naleving

We controleren regelmatig of we voldoen aan ons eigen Privacybeleid.Wanneer we formele schriftelijke klachten ontvangen, nemen we contact op met de persoon die de klacht heeft ingediend om vervolgacties te bespreken.

Wijzigingen

Ons Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We beperken uw rechten onder dit Privacybeleid niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming. We zullen alle wijzigingen van het Privacybeleid op onze website aangeven en, als de wijzigingen aanzienlijk zijn, zullen we zorgen voor een meer opvallende kennisgeving over de wijzigingen van het Privacybeleid via e-mail.